Con la Resolución 2244 del 7/10/2015 de la Suprema Corte de la Provincia de Buenos Aires, se obliga a los juzgados a permitir la captura digital de los expedientes en consulta, con lo que desde nuestras estructuras ya podemos empezar a crear nuestro propio archivo digital de expedientes.

Nosotros, los abogados y procuradores de la Generación “Y”, solemos tomar fotos de los expedientes, remitirlos por email a nuestras propias casillas, o subirlos a nuestros discos virtuales, tales como Dropbox, Drive, entre otros. Una vez en el estudio tomamos vista de las fotografías tomadas para finalmente trabajar sobre el desarrollo de nuestros futuros escritos.

Por miedo o apuro, dejamos tanto así la copia de la foto en nuestro dispositivo móvil, como en nuestro disco virtual en la nube. Luego, algunos, colocamos la imagen en nuestra PC, Ultrabook o en nuestro software de gestión si este lo permite, y finalmente los más ordenados transfieren la imagen a formato digital PDF para que ocupe el menor espacio posible en sus sistemas de gestión.

Ahora bien, si todos estos pasos fueron realizados con temor a perder las imágenes o de manera desordenada, lo más probable es que tengamos la misma imagen plantada de dos a cuatro veces en cada uno de los dispositivos y medios en los que escalamos el destino final de la imagen hasta nuestro sistema de gestión jurídica.

El desorden, radica en el indexado (indizado) de las imágenes subidas al sistema. Esto se gesta debido a la inexistencia de reglas pre-establecidas que nos llevaron al desorden innecesario y a la imposibilidad de hallar de manera dinámica, eficáz y eficiente el documento buscado . Con este escenario seguramente vamos a tener que volver innecesariamente a Tribunales a tomar una nueva fotografía del expediente ya relevado.

Si bien los archivos digitales no son visibles en nuestro escritorio físico, la falta de “higiene digital” deja una enorme trazabilidad en nuestros dispositivos y servicios digitales, ocupando espacios que el orden y las reglas pre-establecidas evitarían.

La Higiene Digital no solo ayuda al orden, también lo es al espacio digital y la posterior e inmediata extracción de la información requerida en aquel momento que no conocemos cuándo será, pero seguro que lo hará aquel día en que nos encontremos con que Tribunales, esta cerrado.

Por eso, es bueno compartir esta pequeña guía que utilizamos en Piesciorovsky & Asoc. respecto de capturas fotográficas con smartphones:

1.- ¿Dónde tomamos las fotografías? En primer lugar, una vez que decidimos tomar las fotografías del expediente ya sea en la Mesa de entradas del Juzgado o en cualquier otra dependencia debemos ubicarnos en un lugar con buena iluminación, si la luz es indirecta, difusa y mediante un teléfono sin flash, mejor aún, para evitar así que se queme cualquier toma fotográfica.

2.- ¿Qué imágenes capturamos? En este sentido debemos atender varias cosas antes de capturar una imagen, y es por ello que este punto merece su checklist en particular:

1. Inhabilitar el sensor de oscilación del smartphone. Esto evitará tener que girar las imágenes en el estudio desde nuestro sistema de escritorio, en nuestro caso utilizamos Adobe Acrobat XI.
2. Revisar que todas las fojas estén foliadas. Esto genera un seguimiento correlativo del expediente sobre fojas ya digitalizadas, evitando digitalizaciones repetidas.
3. Tomar la imagen de la carátula del expediente antes de digitalizar cualquier foja y también al finalizar el relevamiento digital del expediente. Esto evita que se mezclen fojas de una misma mañana de procuración en nuestros dispositivos móviles.
4. Tomar cada fotografía con márgenes exteriores que luego permitan visualizar correctamente las firmas de los cierres de las fojas como asimismo los números de fojas.

3.- Pasar del formato imagen (JPG, PNG, etc.) a PDF. Una vez que tenemos digitalizadas las imágenes lo ideal es pasarlas a un formato menos pesado y maleable como PDF el que nos permite trabajar sobre la eventual transformación de imágenes a letras y la búsqueda de palabras claves en el texto. Este es uno de los puntos con mayor potencia al momento de analizar los pros del paso a formato PDF, sin dejar de lado también la compresión que se produce en la imagen original.

Esta tarea la realizamos directamente en el Smartphone a través de una app JetScan Mini (existen varias apps que permiten realizar esta tarea), importamos de nuestro álbum del Smartphone (Camara Roll o Carrete) hacia esta App (la que solo nos permite cerca de 60 imágenes por vez) y allí elegimos la transformación a PDF en Escala de grises, que es el modo de mayor compresión y nos da la posibilidad de una coherente visualización del material digitalizado.

4.- Indexación. Una vez pasado al modo PDF en JetScan Mini, allí comenzamos con nuestra indexación temporal, en nuestro caso optamos por elegir el guardado con el indexado “año, mes, día y apellido del cliente” (2015 12 9 Gomez). Esto permite una búsqueda por fecha, lo que facilita la indexación de cualquier documento y un encuentro inmediato con el último movimiento digitalizado. Así quedará guardado en la App JetScan Mini.

5.- Importación Temporal a la Nube (Google Drive, Dropbox, Box, etc.) Más tarde se pasa a la nube, nosotros usamos una carpeta temporal por cada uno de los abogados y empleados del estudio llamadas “Temporal+Nombre” ubicada en el Google Drive. Allí es donde subimos desde la App JetScan Mini al Google Drive general y compartido del estudio.

6.- El fin de la procuración. Más tarde cuando retornamos de Tribunales al estudio, importamos los documentos de la carpeta temporal de Google Drive al software de gestión del estudio, en nuestro caso, usamos Lex Doctor 10, pero puede ser cualquiera con similares prestaciones, allí se ubica el documento importado al proceso específico creado y se sube como un movimiento más al que se le indican las fojas del expediente que representan, para que en sucesivas procuraciones se releve específicamente lo que falta y no lo que ya fuera relevado.

7.- Higiene Digital en Procuración. Como verdadero colofón, propio de la higiene digital, eliminamos la trazabilidad de documentos repetidos que quedaron durante la peregrinación del expediente digitalizado: en primer lugar la foto en el teléfono o dispositivo utilizado, luego el documento en PDF de la App JetScan Mini, y finalmente el PDF en Google Drive.

Tanto así, como la higiene es importante para nuestro cuerpo, también debemos pensar en la higiene de nuestro ambiente laboral digitalizado, pensando específicamente en el hardware y servicios de alojamiento digital (SAAS).

Por ello, así como generamos la rutina de lavarnos las manos antes de cada comida, debemos trabajar en generar la rutina de la higiene digital, lo que ayudará a nuestros sistemas de gestión a poder identificar más rápido nuestra búsqueda, y el modo en que pensamos nuestro ejercicio profesional, comprendiendo que el multiguardado no es un backup en sí mismo, y que no tener en la mano el documento necesario en el momento justo, nos llevará inevitablemente a entender a la digitalización como un obstáculo, en vez de lo que realmente es, una nueva herramienta de la abogacía.