11 tips para una correcta digitalización de PDFs en NYPE
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1.- Preferentemente contar con una versión de Gestor de PDFs superior a las básicas (Adobe Acrobat Pro DC, Foxit Phantom, etc.)

Porque las versiones básicas no cuentan con diversas funcionalidades que hacen más ágil y menos estresante la labor diaria en el estudio relacionada con la gestión administrativa de PDFs. Contando con funciones tales: combinar, recortar, insertar firmas, pasar en modo de reconocimiento de texto para una posterior navegación por voces en el documento, creación de formularios desde un escaneo papel, entre otras.

Contraindicado por la falta de seguridad que conlleva el uso de un software on-line al subir nuestros documentos, pero de gran utilización para «combinar documentos» comparto el link de IlovePDF https://www.ilovepdf.com/es

2.- Preferentemente contar con una impresora doble faz

Tener con una impresora doble faz nos da una velocidad de transferibilidad de lo digital a lo papel con menores errores y con una velocidad que ayuda a no perder el tiempo en cuestiones administrativas.

3.- Escanear duplex o en doble faz (incluso los dorsos de las fojas en blanco)

Porque digitalizar en doble faz permite una veloz transferibilidad sin errores de documentos digitalizados a documentos papel, sin error en la cantidad de fojas papel que quiera generar, evitando perder tiempo armando la documental para traslado. Y una directa impresión en doble faz generará una acortamiento del tiempo muy significativo.

4.- Escanear en un archivo continuo (función de combinar) (Indicios del expediente papiro scroleable)

Porque combinando archivos evitamos en la compulsa tener que abrir y cerrar ventanas constantemente por cada uno de los archivos separados que se hubieran enviado, con el riesgo que conlleva la eventual «no apreciación probatoria de algún documento»

Remitimos en este mismo caso el uso de la herramienta de combinación nativa en versiones pagas o en IlovePDF conforme lo dicho en el tip 1.

5.- Función Girar o Desactivar el oscilador del Smartphone

Aunque parezca obvio, no ha sido solo una, la oportunidad en que hayamos recibido un documento puesto de cabeza. Esto hoy hace a la falta de competencia, pero pronto hará a la mala praxis o incluso a la mala fe procesal.

6.- Preferir Siempre Color

Si bien sabemos que una digitalización en blanco y negro ocupa menos espacio, lo cierto es que un documento color nos da conocimiento de una traza preexistente, esto es, rememorar que alguna vez pasó por nuestras manos el original de dicha documental, o más tarde la eventual y posterior posibilidad de recrear una prueba más que valiosa.

7.- Indexar el documento con una descripción significativa

El nombre que le vamos a dar al documento, se estila describirlo a) con el factor tiempo y b) con el contenido, de mayor a menor ilustración.

Ya que así es como funcionan los buscadores documentales o de archivos con los que contamos en nuestras PCs, o repositorios en la nube.

Ej: 2019-03-08 – Perez c Gomez s Desalojo – Demanda y Documental

Obsérvese que la tarea de indexación es muy importante para no tener incluso que ingresar al documento innecesariamente y a los efectos de saber cual es la última versión con la que ese documento fueramdificado.

 
8.- Caso en que no alcance el espacio de adjunto para remitir documental

Indexar con número particular cada uno de los documentos partidos que se generan de la versión total, y pasar a identificarlos conforme su orden de la siguiente manera:

Ej: si el documento total se tuvo que particionar en tres indezaremos cada uno de la siguiente manera:

1/3 – 2019-03-08 – Perez c Gomez s Desalojo – Demanda y Documental, 

2/3 – 2019-03-08 – Perez c Gomez s Desalojo – Demanda y Documental; y

3/3 2019-03-08 – Perez c Gomez s Desalojo – Demanda y Documental

9.- Evitar negros o sombras predominantes en los bordes o contornos

Si bien se recomienda digitalizar por fuera de los bordes a fin de eventualmente poder dar con los números de fojas que se hayan foliado, resulta perjudicial cuando de transferibilidad a papel se trata imprimir un documento que tenga todos sus bordes y contornos negros, ya que eso genera un enorme gasto de tonner o tinta al momento de imprimir, y a su vez crea un documento muy pesado en cuanto a su conservación digital.

10.- No adjuntar en documentos embebidos

Documentos embebidos es una funcionalidad que se encuentran en los clips con los que cuenta un PDF, lo cierto es que dichos documentos no siguen el correlato ni cadencia que un scroll sobre un PDF continuo o expediente papiro pueda generar, ya que no cuentan con la continuidad de los hechos y sucesos que hacen a la expresión de preclusión de los actos que se describan.

11.- Formato de subida al sistema NYPE

Adobe: Versión 4.0
Foxit: 1.4, 144, PDF/a-1b

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